Untuk memimpin rapat dengan cepat dan efektif anda perlu melakukan hal-hal berikut ini :
"Selamat Belajar..."
Tahap persiapan
Satu hal yang harus dilakukan sebelum rapat
dilaksanakan adalah melakukan persiapan. Ada beberapa saran yang perlu
dipersiapkan oleh seorang pemimpin rapat untuk pelaksanaan rapat yang
baik dan efektif.
Pertama, seorang pemimpin rapat
harus menetapkan tujuan. Apa yang ingin dicapai dari rapat harus
ditetapkan lebih dulu. Hal ini bertujuan supaya rapat benar-benar fokus
pada hasil akhir yang ingin dicapai.
Kedua, membuat agenda rapat. Kita
harus menuliskan apa saja kegiatan atau acara yang akan dilakukan dalam
rapat. Agenda rapat yang telah dibuat harus segera diedarkan jauh hari
sebelum rapat dilaksanakan. Selain itu, apabila ada sebuah salinan
dokumen yang akan dibahas sebaiknya juga diberikan jauh hari sebelum
rapat di mulai. Hal ini bertujuan supaya semua anggota dalam rapat bisa
bisa membaca salinan dokumen tersebut. Jadi, ketika rapat mereka sudah
menguasai bahan yang akan dibahas.
Ketiga, menentukan batasan waktu. Ingat
rapat yang baik harus memiliki waktu yang jelas, sehingga rapat tidak
ngelantur atau molor. Rapat yang tidak memiliki batasan waktu akan
cenderung bias dan membuat anggota rapat bosan atau mereka merasa telah
membuang waktu sia-sia.
Keempat, membagi tugas. Sebagai
pemimpin rapat Anda jelas tidak bisa melakukan segala hal sendiri.
Misalnya untuk menuliskan hasil rapat, menuliskan hasil diskusi atau
yang lain. pastikan Anda sudah menunjuk seseorang yang bertugas untuk
itu. Supaya ketika rapat selesai Anda mempunyai hasil tertulis sebagai
bukti nyata hasil rapat yang sudah dilaksanakan.
Tahap Kegiatan
Dalam tahap kegiatan ada beberapa saran yang perlu dilakukan oleh pemimpin rapat.
1. Membuka rapat
Dalam ini pemimpin rapat bisa membuka
kegiatan rapat dengan memberikan salam, menjelaskan maksud dan tujuan
rapat diadakannya rapat. Hal ini supaya anggota tahu dari awal apa yang
ingin dicapai dari rapat tersebut dan mengapa rapat itu diadakan.
Kemudian bisa dilanjutkan dengan membacakan agenda kegiatan yang akan
dilaksanakan.
2. Memastikan setiap agenda dapat dilaksanakan dengan baik
Sebagai pemimpin rapat, kita harus
memastikan juga bahwa semua agenda yang akan disajikan dalam rapat dapat
dilaksanakan dengan baik dan terstruktur. Selain itu pastikan juga
setiap anggota tahu bahwa setiap agenda atau kegiatan yang dilakukan
memiliki batasan waktu.
3. Memastikan anggota memperoleh kesempatan yang sama dalam berpendapat
Salah satu tujuan umum rapat adalah untuk
mengambil sebuah keputusan atau penyelesaian sebuah masalah. Untuk itu
kita sebagai pemimpin rapat harus memastikan bahwa setiap anggota rapat
memperoleh hak yang sama untuk berpendapat.
4. Memastkan tidak ada salah seorang anggota yang mendominasi diskusi
Hal yang paling umum terjadi dalam rapat
adalah munculnya satu atau beberapa pihak yang mendominasi diskusi. Hal
ini sering kali membuat pemimpin rapat kuwalahan, terlebih jika orang
yang mendominasi diskusi adalah orang yang dianggap memiliki kompetensi
atau wewenang tertentu. Ini jelas harus dikendalikan. Sebagai pemimpin
kita harus tahu kapan kita menghentikan seseorang dalam berbicara kalau
dirasa ia ingin mendominasi. Dalam hal ini keberanian dan ketegasan
sangat diperlukan.
Supaya Anda tidak berat dalam memimpin
diskusi, pastikan Anda sudah menjelaskan waktu yang diberikan kepada
tiap orang dalam berpendapat dan berapa kali mereka memiliki kesempatan
berpendapat. Jadi seandainya ada yang berbicara bertele-tele atau ingin
mendominasi Anda bisa memotong karena alasan waktu. Dan mengalihkan ke
anggota lain dengan alasan batasan berpendapatnya sudah habis. Ini
jelas lebih baik. Selain orang dipaksa untuk disiplin waktu mereka juga
dipaksa untuk berpendapat secara efisien karena jika tidak mereka malah
bisa kehilangan kesempatan berpendapat.
5. Memaparkan keputusan yang telah diambil
Jika sudah final maka pemimpin rapat harus
membuat keputusan dan memaparkan hasil keputusan yang diambil dalam
rapat. Setiap keputusan yang diambil pastikan adalah keputusan yang
paling baik dan bijak untuk kesejahteraan semua anggota. Supaya tidak
menimbulkan ketidakpuasan pada beberapa anggota yang kurang setuju
dengan keputusan yang diambil pastikan kita sudah memaparkan alasan
kenapa keputusan itu diambil. Ini akan lebih baik dari pada tidak
dijelaskan alasannya.
6. Menutup rapat
Setelah hasil keputusan diambil,
selanjutnya adalah menutup rapat. Dalam penutupan ada beberapa saran
yang bisa Anda lakukan. Melakukan evaluasi segera dari hasil rapat. Anda
bisa mengatakan bahwa rapat berjalan dengan baik, diskusi berjalan
dengan efektif, setiap agenda bisa diselesaikan dengan tepat waktu,
sehingga akhirnya menghasilkan sebuah keputusan. Setelah itu Anda bisa
menyampaikan keputusan yang telah diambil. Kemudian dilanjutkan dengan
ajakan untuk menindaklanjuti keputusan. Setelah itu tutup.
Catatan:
Jika akan ada rapat lanjutan pastikan Anda memberitahukan hal ini kepada semua anggota sebelum rapat ditutup.
Follow up atau tindak lanjut
Setiap rapat yang efektif akan selalu
memunculkan tindakan nyata untuk menindaklanjuti keputusan yang telah
diambil. Untuk itu pastikan setelah rapat selesai setiap anggota rapat
segera diberikan notulen dalam bentuk draf. Hal ini untuk memastikan
setiap anggota rapat memegang hasil rapat. Karena ada kemungkinan
beberapa anggota tidak mencatat apa-apa yang sudah diputuskan. Follow up juga penting untuk mengevaluasi jalannya rapat atau hasil rapat.
Demikianlah beberapa tips sederhana
bagaimana cara memimpin rapat yang baik dan benar. Jika dalam setiap
item yang saya paparkan Anda laksanakan, maka saya yakin rapat akan jauh
lebih efektif dan efisien.
Bagaimana menurut Anda?
Tidak ada komentar:
Posting Komentar